Uw persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect kunnen leiden naar een persoon. Zoals uw naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres, geboortejaar, geboorteplaats, geslacht of nationaliteit.

Waarvoor heeft de gemeente uw persoonsgegevens nodig?

Meestal heeft de gemeente uw persoonsgegevens nodig voor een wettelijke taak of verplichting. Zonder die gegevens kan zij die niet uitvoeren. Uw persoonsgegevens zijn ook nodig om bijvoorbeeld:

• een aanvraag voor een vergunning of uitkering te bekijken
• te controleren of parkeergeld is betaald (lees meer in de Privacyverklaring parkeercontrole met scanvoertuigen)
• financiële hulp te bieden
• kinderen en jongeren te helpen die problemen hebben met hun studie of opvoeding
• werkzoekenden te helpen bij het vinden van werk
• een overeenkomst uit te voeren (de gemeente moet vaak gegevens verwerken van medewerkers van organisaties met wie zij een overeenkomst heeft. Bijvoorbeeld een schoonmaakbedrijf.)
• vragen, klachten of bezwaren te behandelen
• nieuwsbrieven te versturen

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Het college van burgemeester en wethouders (B en W) en de burgemeester zijn binnen de gemeente verwerkingsverantwoordelijke. Dit betekent dat zij bij het uitvoeren van hun (wettelijke) taken en verplichtingen eindverantwoordelijk zijn voor de persoonsgegevens die de gemeente verwerkt.

Van wie verwerkt de gemeente persoonsgegevens?

De gemeente verwerkt persoonsgegevens van onder andere:

• medewerkers
• inwoners
• sollicitanten
• statushouders
• externen (zoals inhuurkrachten)
• ondernemers
• partners
• minderjarigen
• nabestaanden

Welke persoonsgegevens verwerkt de gemeente?

Dat verschilt per proces. Als u bijvoorbeeld voor informatie contact opneemt met de gemeente, dan verwerkt zij meestal alleen uw contactgegevens (zoals uw telefoonnummer en e-mailadres).

Voor aanvragen en hulp op het gebied van werk, inkomen, jeugdhulp, zorg of veiligheid heeft de gemeente meer gegevens nodig. Bijvoorbeeld gegevens over uw gezondheid of over uw financiële situatie.

De gemeente heeft een verwerkingsregister. Hierin staat per proces welke persoonsgegevens de gemeente van u verwerkt. Bekijk het openbaar verwerkingsregister van de gemeente.

Hoelang bewaart de gemeente uw persoonsgegevens?

Dat verschilt per proces. Om te bepalen hoelang de gemeente gegevens moet bewaren, gebruikt zij vaak de selectielijsten van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Daarin staat:

• hoelang de gemeente informatie moet bewaren
• welke informatie de gemeente na een bepaalde tijd moet vernietigen

welke informatie de gemeente moet archiveren

Hoelang gegevens moeten worden bewaard staat ook altijd vermeld in het verwerkingsregister..

Deelt de gemeente uw persoonsgegevens met derden?

Uw persoonsgegevens worden niet gedeeld met derden (andere organisaties of personen). Behalve als dat nodig is om een wet, taak of proces uit te voeren. Als dat zo is, sluit de gemeente een verwerkersovereenkomst met organisaties die uw gegevens voor de gemeente verwerken. Zo zorgt de gemeente dat uw gegevens veilig en vertrouwd worden verwerkt.

Deelt de gemeente uw gegevens met derden buiten Europa?

Soms worden uw persoonsgegevens gedeeld met derden (andere organisaties of personen) buiten Europa. Als het gaat om partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) maakt de gemeente extra afspraken over de beveiliging van uw persoonsgegevens.

Uw rechten

Als de gemeente uw persoonsgegevens verwerkt heeft u rechten. Die rechten staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). U kunt van die rechten gebruikmaken.

U heeft het recht om:

• de gegevens die de gemeente van u verwerkt in te zien
• uw persoonsgegevens aan te vullen en/of te verbeteren
• uw eigen persoonsgegevens te laten verwijderen
• de verwerking van uw persoonsgegevens te laten verminderen (uw gegevens worden dan alleen met uw toestemming verwerkt)
• uw persoonsgegevens over te dragen (bijvoorbeeld aan een andere gemeente)
• bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens
• uw toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (de landelijke toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens. Lees meer informatie op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens

AVG-verzoek indienen

U kunt van deze rechten gebruikmaken door uw persoonsgegevens op te vragen, te laten aanpassen of verwijderen. Daarvoor kunt u een AVG-verzoek indienen via MijnDenHaag.

Uw veiligheid

De gemeente probeert te voorkomen dat iemand die daar geen recht op heeft:

• toegang krijgt tot uw gegevens
• uw gegevens kan veranderen
• uw gegevens openbaar kan maken.

Dit doet de gemeente door bijvoorbeeld:

• persoonsgegevens te versleutelen
• de toegang tot computersystemen te controleren
• de toegang tot computersystemen alleen te geven aan personen die dit mogen en of een geheimhoudingsplicht hebben
• documenten en e-mails te classificeren (aangeven hoe streng ze beschermd moeten worden) en te beveiligen.

Deze maatregelen vallen onder de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) waaraan de gemeente moet voldoen.

Meld een datalek

De gemeente gaat zorgvuldig met uw persoonsgegevens om. Toch kan er een datalek ontstaan. Dat gebeurt als gegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen of door een fout verloren raken. Denkt u dat er een datalek is? Meld dit dan zo snel mogelijk. Stuur een e-mail naar expertisecentrumprivacy@denhaag.nl. Als dat nodig is, neemt de gemeente binnen 24 uur contact met u op.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij een bezoek aan de website wordt opgeslagen. Bijvoorbeeld uw computer, tablet of smartphone. De gemeente gebruikt op deze website 2 soorten cookies:

1. Functionele cookies. Die zijn nodig om de website goed te laten werken. Deze cookies onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen, zoals de taal waarin u de website wilt lezen.
2. Analytische cookies. Deze worden gebruikt om informatie op te slaan over de manier waarop u de website van de gemeente gebruikt. Met die informatie kan de gemeente de website verbeteren.

Lees meer over Cookies en privacy op denhaag.nl.

Toezicht

Overheidsinstellingen, bedrijven en verenigingen moeten voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In de AVG staat hoe zij moeten omgaan met persoonsgegevens. De gemeente heeft een Functionaris Gegevensbescherming (FG) die dat controleert. De FG:

• informeert en adviseert de gemeente over de naleving van de AVG
• controleert of de gemeente zich houdt aan de AVG en haar eigen privacybeleid
• treedt op als contactpersoon voor de Autoriteit Persoonsgegevens

U kunt contact opnemen met de FG door een e-mail te sturen naar fg@denhaag.nl.

Vragen

Heeft u vragen over de privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens? Stuur een e-mail naar expertisecentrumprivacy@denhaag.nl. Een privacy expert van de gemeente beantwoordt dan uw vragen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 1-1-2022.